自主活動団体への補助金

＜遠征・企画等に関わる費用＞

• (1)

  遠征・企画前
  補助が発生する遠征・企画に関する活動申請を申請システム上で10開室日前までに行い、スチューデント・オフィスより承認をうけること。

  ※ 申請の際、「団体種別」の項目において「特認団体」を選択し、補助金の申請をすることを示すこと。

• (2)

  遠征・企画後

  • ①

    遠征・企画終了後、「活動報告」を申請システム上で活動終了後10開室日以内に行い、スチューデント・オフィスより承認をうけること。

    ※ 活動前に承認をうけた活動申請を取込み、どの活動の報告書であるかを明確に示すこと。

  • ②

    スチューデント・オフィスが活動報告書を承認した後、10開室日以内に申請システムにて「補助金申請(遠征・企画)」を行うこと。また、その直後（遅くとも3開室日以内）に裏書をしたレシートをスチューデント・オフィスに提出すること（領収書の規定は下記参照）。航空券を補助金から購入した場合は、航空会社が発行する搭乗証明もしくは搭乗日時、便名、搭乗者氏名が明記された書類を提出すること。

    ※ 申請システムで「補助金申請(遠征・企画)」を行う際、スチューデント・オフィスが承認した活動報告を取り込み、「補助金申請(遠征・企画)」の画面上に決済番号を表示すること。

  • ③

    スチューデントオフィスが「補助金申請(遠征・企画)」を承認後、10開室日以内に代表と会計が印鑑を持参の上、スチューデントオフィス窓口に来ること。

  • ④

    スチューデント・オフィスが「補助金申請(遠征・企画)」を承認した後、登録されている団体の銀行口座へ金額の振り込みがされます。

＜その他物品等に関わる費用＞

• (1)

  物品購入前
  補助金申請で記入した見積額を上回る金額の補助はしません。補助金申請の際に商品を確定しておくこと。

• (2)

  物品購入後
  物品購入後、10開室日以内に申請システムにて「補助金申請(物品等)」を行うこと。また、同時に裏書をした領収書をスチューデント・オフィスに提出すること（領収書の規定は下記参照）。

• (3)

  スチューデントオフィスが「補助金申請(物品等)」を承認後、10開室日以内に代表と会計が印鑑を持参の上、スチューデントオフィス窓口に来ること。

補助金対象の購入の際は、購入対象物や個数、単価などが書かれたレシートを受け取ってください。 合計支払い金額のみが記載されており、具体的な購入項目が記名されていない「領収書」は原則不可です。

（1）「レシート」の詳細

• 宛名がある場合は「立命館アジア太平洋大学」または「Ritsumeikan Asia Pacific University」と書いてもらう。「上様」、団体名、個人名、略称(APU) などは無効です。
• 裏面の下方に、①購入日、②購入金額、③購入元、をペン書きしてください（鉛筆書きは不可）。

（2）「領収書」の詳細

「レシート」が発行してもらえず、「領収書」しか発行してもらえない場合は、以下の要領に沿ってください。

宛名	「立命館アジア太平洋大学」または「Ritsumeikan Asia Pacific University」と記入されているもの （注）「APU」「立命館」は無効
発行元印	領収書表に発行元による印鑑があること
金額・購入物	領収書表に金額と但し書きが記入されていること
裏書き	① 購入日 ② 購入品目、単価×数量、用途 ※交通費の場合は利用区間を明記 ③ 正式学生団体名 ④ 口座名義（団体名）、口座名義人の肩書（代表もしくは会計）・氏名・学籍番号 ［例］APU日本文化クラブ 会計 十文 洋子 12345678 ⑤ 口座名義人の印鑑またはサイン
収入印紙	5万円以上の領収書には収入印紙が必要
訂正印	表の場合は発行元の訂正印を押すこと 裏書きを訂正する場合は、大学に登録をしている口座名義人の印鑑にて押印

（３）海外で発行される領収書の場合（英語圏）

• 「領収書」：Receiptと書かれていること
• 「立命館アジア太平洋大学」：Ritsumeikan Asia Pacific Universityと書かれている　（注）APUは無効
• 発行元印もしくは発行元のサインがあること
• 上記（２）と同内容の裏書をすること

（４）海外で発行される領収書の場合（英語圏以外）

• 英語で領収書を発行してもらう
• 英語で発行できない場合は翻訳を添付する。但し、宛先（Ritsumeikan Asia Pacific University）は必ず英語で標記があること
• 上記（２）と同内容の裏書をすること

• ①

  補助金は個人の口座ではなく、各団体の口座に振り込まれます。「団体名　+　代表/会計　+　個人名」の口座名義で口座を開いてください。

  ※ ［例］　APU日本文化クラブ　会計　十文　洋子

• ②

  口座を新規に開いた場合、大学に団体口座を登録する必要があります（マスター登録）。通帳と印鑑をもってスチューデント・オフィス窓口にて手続きをしてください。

  （注） 「予算申請」時にマスター登録を済ませてください。「出金依頼書」提出時にマスター登録／変更がない場合不備とみなし補助しない場合がある。

• ③

  口座の名義人になっているメンバーが退部もしくは卒業する場合、名義変更を必ずしてください。名義変更終了後、スチューデント・オフィスにてマスター登録変更を行ってください。尚、名義変更は口座の名義人が行う必要があるので、必ず退部もしくは卒業前に手続きを行ってください。

• ④

  マスター登録の変更はスチューデント・オフィスの窓口で行います。通帳と印鑑をもってスチューデント・オフィスにて手続きをしてください。

  ※ 出金依頼書を提出してから振込みまで数日かかります。口座名義は振り込みが確認されるまで変更しないでください。
  役職変更等で名義変更をする予定がある場合は、補助金出金依頼書の提出時までに行ってください。